Alguns motivos para gerenciamento de estoques
A grande importância de um gerenciamento de estoque é a possibilidade oferecer um atendimento com maior comodidade para o cliente e consequentemente maior lucratividade. O gerenciamento de estoque possibilita, dentre outras, o controle sobre prejuízos e nas tomada de importantes decisões e investimentos no fluxo financeiro e patrimonial da empresa.
Para que o gerenciamento de estoque seja eficaz será necessário o uso de ferramentas adequadas – planilhas ou softwares – capazes de gerar relatórios e disponibilizar dados de fácil acesso e interpretação.
Veja os pontos fundamentais que tornam essencial o estoque sobre controle!
Atendimento de qualidade
Um dos propósitos de um controle de estoque é atender a clientela cada vez mais exigente e apressada. É preciso estar preparado para proporcionar ao cliente, comodidade, rapidez de atendimento e de informações sobre a disponibilidade das inúmeras variedades de produtos existente no estabelecimento.
Saber exatamente dados de quantidade do produto, cores, marcas e tamanho que estão intimamente ligados à demanda, são determinantes para um sucesso no fechamento das vendas. Sem esses dados, será quase impossível um atendimento com qualidade desejada pela clientela.
Foco no consumidor
O consumidor é o grande “termômetro” das vendas e fluidez do estoque, acompanhar seu perfil por meio de relatórios é imprescindível. Entendendo que não há “fidelidade” de consumo, o gestor deve ficar atento às últimas novidade e modernidade de seus produtos expostos e em estoque. É preciso acompanhar a elevada demanda sempre em busca de novidade seja ela tecnológica ou de modelos. Não é nada bom ter sempre a mesma coisa a oferecer ao público. Através de relatórios específicos de estoque é possível identificar o perfil de consumo e trabalhar mais para atrair a clientela cada vez mais exigente.
Planejamento de compras e promoção de vendas
Para tomada de decisões sobre compras e promoções, o administrador leva em consideração vários pontos fundamentais, entre eles, o saldo de estoque. Se não dispuser de um controle de estoque com relatórios atualizado, uma decisão imediata de compras pode não ser bem sucedida. São relatórios específicos que mostram quais produtos de maior peso nos lucros da empresa e quais são sazonais. A rotatividade de cada item também é importante. Com esses elementos informativos, o administrador vai tomar a decisão de melhor resultado naquele momento, para evitar compras em demasia.
Com relatórios específicos é possível ter diversas informações e verificar índices que resultarão em tomadas de decisões visando maior liquidez e lucratividade.
As ações de promoções sobre produtos partem do foco no giro do estoque. As promoções são ações iniciadas em determinados tempos com base em dados sobre o peso financeiro dos estoques na empresa. Tendo em mãos relatórios que mostrem detalhes financeiros e de estoque, o administrador tomará a decisão mais assertiva que beneficiam tanto consumidores quanto a empresa.
Mínimos riscos
A dinâmica administrativa está praticamente ligada às vendas e ao fluxo dos produtos em estoque. Neste fluxo constante é comum que alguns sinistros possam acontecer no estoque, desde quebra de produtos, vencimentos, sazonalidade e até furtos. A perda de vendas, motivada pela falta de informação de quantos e quais produtos estão disponíveis ou indisponíveis também influencia no prejuízo da empresa. Nesses casos, um rígido controle sobre o estoque tende a evitar que tais sinistros venham ocorrer.
É necessário além de uma equipe engajada e focada, dispor de um software confiável e ágil, ou em alguns casos, planilhas desenvolvidas com critérios arrojados e com possibilidade de relatórios diários, dará ao administrador bases para gerenciar com planejamento proativo as áreas da empresa, minimizando os riscos indesejados.
Cumprimentos de obrigações tributárias e contábeis
A gestão de estoques vai bem além da necessidade administrativa ou financeira de uma empresa. Por lei todas as empresas do lucro real, presumido, por estimativa mensal ou empresas do Simples Nacional (exceto o Micro Empreendedor Individual), devem escriturar o Registro de Inventário em 31 de dezembro de cada ano.
Portanto, é imprescindível que o administrador mantenha um controle de estoque pelas diversas razões já destacadas acima, mas também para cumprimento das obrigações tributárias, societária e com a contabilidade. O contabilista vai cobrar este controle em relatórios, ele precisa cumprir exigência do fisco seguindo a legislação. Sem esse controle, fica quase impossível o profissional de contabilidade levantar o resultado do exercício para demonstração do lucro ou prejuízo em determinadas atividades da empresa.
O registro permanente de estoque, integrado com a contabilidade, dispensa o levantamento físico dos estoques por ocasião dos balanços e balancetes. Caso não tenha um controle integrado é necessário levantar e avaliar (por custo de aquisição), para ajustar os saldos contábeis com contagem física dos estoques existentes (mercadorias, matérias-primas ou almoxarifado), para fins de apuração do resultado do período seja trimestral ou mensal.
Exceto 31 de dezembro, os demais períodos estão dispensando a escrituração do Registro de Inventário.
O custo das mercadorias em estoque tem grande peso sobre o lucro das empresas e é um dos principais pontos mais visados em casos de auditorias fiscais.
Assim, não deixe de dar uma especial atenção ao controle de estoque que é a “espinha dorsal” de grande parte das empresas.
