Dicas fundamentais para legalização de sua empresa, do zero

Neste artigo destacaremos algumas dicas de como iniciar a sua atividade empresarial de forma legalizada.

Quando se inicia um novo empreendimento é essencial estabelecer uma base sólida de legalização e organização contábil para garantir a saúde financeira e o crescimento sustentável da empresa. A legalização e contabilização adequada é crucial cumprir obrigações fiscais e tomar decisões estratégicas embasadas em dados confiáveis. Neste artigo, abordaremos os passos essenciais para iniciar a legalização de uma empresa do zero.

O primeiro passo é determinar a estrutura jurídica da empresa. Procure um profissional contábil para ter conhecimento e particularidades da natureza jurídica pretendida como exemplo o MEI (Microempreendedor Individual), EI (Empresário Individual) ou Sociedade Limitada, entre outras opções. Essa escolha influenciará nas obrigações contábeis, fiscais e tributárias da empresa.

• Escolha da atividade econômica

Existem mais de 1.300 códigos de atividades econômicas que você pode exercer em sua empresas., com São milhares de códigos que abrangem uma ampla variedade de setores e segmentos de negócios no comércio, indústria ou serviços. É importante iniciar com uma atividade principal e algumas atividades secundárias que pretenda exercer de forma eventual ou futura. Em caso de mudança de atividade, você poderá alterar seu ato constitutivo ou contrato, sempre que necessário.

• Pesquise o nome da empresa:

A escolha do nome da empresa é um dos trabalhos mais árduo caso não tem ideia pré-definida. Além do nome, é importante a escolha de uma logomarca que defina sua identidade e distinção no mercado. A logomarca tem função em alguns casos de utilização como nome de fantasia. Ao escolher o nome e uma logomarca, ou nome de fantasia, é preciso verificar se está disponível para registro e se não infringe marcas já registradas por outras empresas.

• Defina o valor do capital social

A integralização do capital social é um procedimento importante durante a legalização de uma empresa, pois representa o montante em dinheiro, bens ou direitos que os sócios ou acionistas se comprometem a investir na empresa. Essa integralização é essencial para garantir que a empresa tenha recursos financeiros suficientes para iniciar suas operações.

O capital social de sua empresa pode ser integralizado em dinheiro, bens ou direitos. É importante que defina como cada sócio ou acionista contribuirá para o capital social. A integralização mais usual de integralização de capital é através de dinheiro, mas também pode ser feita por meio de transferência de bens ou de direitos. Em caso de dúvida, procure uma consultoria jurídica que lhe irá indicar a melhor forma de integralização de capital.

• Defina prazo para Capital a Integralizar

O empresário ou sócios são responsáveis por cumprir com a integralização do capital e prazo acordado. É necessário comprovar a integralização do capital, seja por meio de comprovantes de depósito, transferências, contratos de transferência de bens ou outros documentos que demonstrem a efetiva contribuição dos sócios ou acionistas.

• Elabore e defina cláusulas do ato constitutivo ou contrato social

Para alguns formatos de empresas, como empresário individual, sociedade limitada ou anônima, é necessário elaborar um ato constitutivo ou contrato definindo cláusulas e condições que regerão a empresa. É importante contar com consultoria jurídica em casos específicos como as cláusulas de poderes do administrador, de continuidade ou sucessão empresarial, que estabelece regras ou condições para a transferência de controle ou propriedade de uma empresa em situações específicas, como fusões, aquisições, sucessão familiar ou outras transações.

Estabeleça cláusula de como se dará a distribuição de lucros. De acordo com o Código Civil, a distribuição de lucros deve respeitar a proporção do capital podendo ser pagos em períodos anuais ou inferiores conforme cláusula contratual. Além disso, é fundamental que a empresa tenha a capacidade financeira para realizar a distribuição de lucros sem afetação do capital e que a distribuição esteja em conformidade com as normas tributárias, evitando problemas fiscais ou legais.

• Obtenção do CNPJ e demais inscrições

Após definir a natureza jurídica, e atividade econômica principal e secundária, nome, o capital social, elaborar cláusulas de contrato, o profissional contábil pode em conformidade com a administração, dar início ao registro de legalização que é fundamental para realizar transações comerciais e cumprir obrigações legais.

Para obter a inscrição de CNPJ, inscrição estadual e municipal, será necessário que tenha em mãos, dados do imóvel sede e das filiais (se for o caso), e documentos pessoais do empresário ou sócios para dar início a constituição da futura empresa.

Além do CNPJ, inscrição estadual e municipal, existem outras regularizações e licenças que as empresas podem precisar dependendo da natureza do negócio e das atividades desenvolvidas. Algumas das principais são:

1. Licença de funcionamento;
2. Licenças sanitárias e ou ambientais;
3. Registro em órgãos de classe;
4. Autorizações específicas para setores regulamentados;
5. Cadastros e licenças para comércio exterior;
6. Cadastro em regimes especiais de tributação: dependendo do perfil da empresa, é possível optar por regimes especiais de tributação, como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, cada um com suas particularidades e obrigações específicas.

• Contrato de Serviços Contábeis

Firme contrato de prestação de serviços contábeis. Esse contrato é essencial para garantir uma relação transparente e segura entre as partes envolvidas.

• Abra uma conta bancária empresarial

Separe as finanças das pessoais das empresariais. O fato de manter as finanças pessoais loje das emprsa é de grande importância em vários aspectos jurídicos e fiscais. Abra uma conta bancária em nome da empresa para facilitar o controle financeiro e evitar misturar os recursos. O cumprimento do princípio da entidade é essencial para garantir a transparência e a confiabilidade das demonstrações contábeis da empresa. Não misture suas despesas ou receitas pessoais com as despesas ou receitas de sua empresa. O patrimônio, os bens, os direitos e as obrigações da empresa são distintos dos patrimônios individuais dos sócios ou acionistas.

•  Organize a documentação

Mantenha todos os documentos organizados, como notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos bancários, contratos e recibos. É de suma importância que toda documentação gerada pela empresa, seja bem idônea e arquivada para fins fiscais e de auditoria.

•  Cumpra obrigações fiscais e tributárias

Fique atento aos prazos e às obrigações fiscais e tributárias da sua empresa. Isso inclui o pagamento de impostos, prestar informações relevantes sobre atos praticados pela administração para registros, declarações e escriturações de faturamento entre outros. Se necessário, busque a orientações para garantir o cumprimento correto das obrigações.

•  Registro de empregados (se aplicável):

Caso a empresa tenha funcionários, realizar o registro dos empregados junto ao Ministério do Trabalho e cumprir com as obrigações trabalhistas.

Conclusão

A legalização de uma empresa é uma etapa crucial para o sucesso financeiro do empreendimento. Ao seguir os passos mencionados acima você estará exercendo sua atividade de forma legal e segura. Mantendo uma contabilidade organizada e precisa, você terá uma visão mais clara das finanças e saúde financeira da empresa. A contabilidade é uma ferramenta poderosa para impulsionar o crescimento e garantir a prosperidade do seu negócio.

 Por José Marcelino – Técnico em Contabilidade